Совещания остаются частой проблемой для большинства работников умственного труда. Хотя общие советы и предыдущие исследования часто направлены на то, чтобы сделать встречи более эффективными или сократить время, которое мы проводим на них, существует еще один важный аспект, который редко принимается во внимание: то, как мы планируем и организуем наши встречи на ежедневной основе. Однако планирование может способствовать или препятствовать нашей энергии и продуктивности на работе, и поэтому требует более пристального внимания.
В нашем исследовании мы изучаем влияние ежедневного планирования совещаний работников умственного труда, в том числе то, как определенные стратегии могут показаться разумными, но на самом деле могут непреднамеренно истощать нашу собственную энергию. Давайте рассмотрим два примера.
Тейлор, старший специалист по данным, возглавляющий команду младших аналитиков, замечает в своем календаре на четверг две встречи — одну со специалистом по связям с поставщиками, а другую со старшими специалистами из других отделов. Затем он понимает, что ему также нужно организовать кое-какие проверки со своими младшими аналитиками. Стоит ли ему провести эти дополнительные встречи в четверг вместе с двумя уже существующими или вместо этого запланировать их на пятницу? У него возникает соблазн перенести встречи на четверг, чтобы сэкономить время и сохранить «чистоту» пятничного расписания, чтобы сосредоточиться на своей части отчета по проекту.
В другом контексте Минли, опытному инженеру-программисту и менеджеру группы разработчиков, на этой неделе предстоит провести две предстоящие встречи. Во вторник она планирует представить стратегическому комитету важную встречу с потенциальными бюджетными последствиями. На следующий день ей поручают провести ознакомительную сессию для новых стажеров — привычная и относительно легкая обязанность. Помимо этих встреч, Минли также должна заняться своей собственной технической работой над двумя проектами: один сталкивается с серьезными проблемами, а другой почти завершен, и ему нужно лишь несколько последних штрихов. Следует ли ей работать над сложным проектом во вторник и заняться более легким в среду или изменить план? Минли склоняется к первому варианту. Решая во вторник самые сложные задачи, как на своих встречах, так и в индивидуальной работе,
Подходы Тейлора и Минли общие: уплотнение расписания встреч для экономии времени или объединение важных встреч с интенсивными индивидуальными задачами в один и тот же день, чтобы завершить их как можно скорее. Однако результаты нашего исследования показывают, что эти стратегии имеют свои недостатки, особенно если учитывать их влияние на энергию рабочего дня.
Мы провели два исследования, в которых отслеживали повседневную трудовую деятельность более 400 работников умственного труда, работающих полный рабочий день, как из технологических компаний, так и из различных отраслей, связанных с интеллектуальным трудом. На протяжении всей рабочей недели в середине и конце каждого рабочего дня работников опрашивали об их встречах, индивидуальных задачах и других видах деятельности утром и во второй половине дня, а также об уровне их энергии в конце каждой половины дня. Кроме того, мы получили информацию об их работе, включая выполнение задач и креативность, от их руководителей.
Мы сделали два важных открытия. Во-первых, на энергию работников умственного труда влияет не само количество времени, которое они проводят на собраниях, а относительная доля времени встреч по сравнению с тем, что они тратят на отдельные задачи. Мы обнаружили, что в конкретный день, чем больше времени работники умственного труда посвящают собраниям по сравнению со своими индивидуальными задачами, тем меньше они занимаются небольшими перерывами (например, короткая прогулка, случайные беседы, краткое развлекательное чтение), чтобы восстановить свою энергию. в течение этого дня. Отсутствие таких перерывов, которые имеют решающее значение для периодического пополнения запасов энергии, вредит их энергии рабочего дня. Снижение энергии, в свою очередь, оказывает негативное влияние на выполнение задач, креативность и удовлетворенность работой работников умственного труда.
Кроме того, мы обнаружили, что при правильной структуре встречи и отдельные задачи могут создать в течение рабочего дня то, что мы называем «эффектом комплементарности давления». Две взаимодополняющие конфигурации — индивидуальные задачи высокого давления, сопровождаемые встречей низкого давления, или, наоборот, индивидуальные задачи низкого давления, сопровождаемые встречей высокого давления, — могут принести пользу энергии человека. Например, в день, когда специалист по данным с легкостью просматривает рутинную документацию, он может обнаружить, что встреча с высокими ставками, на которой он представляет новую инициативу, заряжает энергией; И наоборот, в день, когда она борется с напряженным отчетом, совещание по обновлению информации об ИТ-системе компании может дать ей необходимую передышку для энергии. Мы обнаружили, что этот дополнительный эффект наиболее выражен, когда работник умственного труда еще не поглощен повседневными потребностями.
Эти результаты исследования проливают свет на то, как подходы Тейлора и Минли к планированию могут непреднамеренно подорвать их рабочую энергию, а также открывают пути потенциальных улучшений. Решение Тейлора объединить встречи в один день создает существенный дисбаланс во времени между встречами и индивидуальной работой в этот день, что, вероятно, снизит его участие в деятельности с короткими перерывами, имеющей решающее значение для восполнения его энергии. Несмотря на то, что этот подход направлен на оптимизацию его графика, вместо этого он может привести к истощению энергии и снижению производительности. Более сбалансированное распределение встреч и отдельных задач на два дня может повысить его энергию и эффективность.
В ситуации Минли ее план по решению сложного проекта и критической встречи во вторник может создать неоправданное давление без достаточных возможностей для облегчения и восстановления. И наоборот, ее среда, наполненная встречами без напряжения и более легкими проектами, может испытывать недостаток стимула. Если вместо этого Минли сможет сочетать более сложные индивидуальные задачи с менее утомительным совещанием в один день и наоборот в другой день, у нее больше шансов сохранить свою энергию в течение обоих дней.
Итак, столкнувшись с проблемой планирования своего рабочего дня, особенно организации встреч наряду с отдельными задачами, подумайте о следующем:
Сосредоточьтесь на относительном соотношении времени встреч и индивидуального рабочего времени в конкретный день, а не только на общем количестве часов, проведенных на собраниях. Разумный баланс между встречами и индивидуальными задачами позволяет делать необходимые перерывы и восполнять энергию в течение рабочего дня. Этот подход требует не перегружать ни один день множеством встреч, даже если иногда это может показаться стратегией экономии времени. Управление соотношением времени встреч и индивидуальной работы на ежедневной основе может повысить уровень энергии на работе, тем самым способствуя повышению производительности, творческих способностей и удовлетворенности работой.
Спланируйте свой рабочий день так, чтобы встречи и отдельные задачи дополняли друг друга. Осознайте преимущества сочетания напряженных совещаний с легкими индивидуальными задачами или наоборот. Вместо того, чтобы группировать действия одного и того же уровня нагрузки в один период, распределите сложные задачи и встречи по разным дням или разным временным сегментам дня. Такой подход способствует правильной взаимодополняемости нагрузки, тем самым повышая энергию рабочего дня и способствуя повышению производительности.
Примите более целостный подход к планированию рабочего дня. Вместо того, чтобы просто вписывать встречу или отдельную задачу в календарь для собственного удобства, рассмотрите более широкие последствия для структуры вашего рабочего дня. Помните о том, как решение о планировании может изменить структуру вашего рабочего дня, потенциально влияя на вашу энергию и производительность.
Следующие вопросы могут оказаться полезными в процессе планирования:
- Как это решение по планированию повлияет на баланс между моими встречами и индивидуальным рабочим временем в этот конкретный день?
- Не приведет ли добавление этой встречи к этому конкретному отрезку дня слишком сильно сжимать мое индивидуальное рабочее время, жертвуя необходимыми перерывами и пополнением сил?
- Приведет ли такой график к одновременным напряженным встречам и задачам в течение одного дня? Как этого можно избежать?
- Есть ли в моем расписании лучшее место для этой встречи или задачи, способствующее более эффективному сочетанию работы с высоким и низким давлением в течение дня?
- Для работников умственного труда управление собраниями – это не просто повышение эффективности и экономии времени; это также требует стратегического подхода к ежедневному планированию. Это означает, что ежедневные встречи следует рассматривать наряду с отдельными задачами, как с точки зрения распределения времени, так и с точки зрения того, какое давление они окажут на вас. Помня об этих аспектах, вы сможете избежать тонких ловушек планирования и предотвратить неожиданную утечку энергии и продуктивности. Действительно, приняв более целостный подход к планированию встреч, вы можете изменить свой подход к рабочему дню, что приведет к более сбалансированному и плодотворному распределению повседневных обязанностей.
